Apple Mail: Exporteer je Mailbox in 7 stappen

Als zelfstandig professional word je van tijd tot tijd geconfronteerd met het moment dat je opdracht afloopt. Bij het netjes overdragen van een opdracht behoort niet alleen de overdracht van documenten maar ook de bij het project behorende mailwisseling. Deze tutorial zorgt ervoor dat je mailwisseling wordt opgeslagen in een professionele referentie bibliotheek.

Mac Mail naar Outlook

Als Mac gebruiker zul je dan je mail in vrijwel alle gevallen moeten converteren. Vaak wordt het eerst gekeken naar de mogelijkheid om Mail om te zetten naar Outlook. Een logische gedachte, want de meeste opdrachtgevers gebruiken Exchange. Maar dat hoeft niet altijd wenselijk te zijn. Soms zit de ontvangende partij namelijk niet te wachten op een (soms forse) Outlook import.

Conversie opties

Apple Mail geeft je niet zoveel mogelijkheden om te exporteren, anders dan in het Mac formaat Mbox. Dus welke export je uiteindelijk ook wilt realiseren, dat gaat niet zonder de nodige tussenstappen. In vrijwel alle gevallen is extra software van derden nodig. Veel softwareontwikkelaars zijn hier dan ook op ingesprongen en er is een keur van verschillende pakketten te vinden. Voor het omzetten van Apple Mail naar MS-Outlook zijn dit over het algemeen betaalde oplossingen. Hierbij wordt je mail min of meer nauwkeurig, afhankelijk van het pakket, omgezet naar een Outlook PST bestand.

In mijn speurtocht naar de mogelijkheden een mail bibliotheek te maken, dus zonder de Outlook route, kwam ik op een andere methode terecht. Hierbij maakte ik gebruik van een aantal tools die wel gratis voorhanden zijn.

Thunderbird

Het uitstekende (en gratis) emailprogramma Thunderbird komt van de makers van het browserprogramma Firefox. Net als op de browser software zijn er verschillende extensies te downloaden. Een extensie is een uitbreiding op de standaardfunctionaliteiten.

ImportExportTools is een Thunderbird extensie die de mogelijkheid biedt om naar verschillende formaten te exporteren.

mail-mailboxexporteren-1

7 conversie stappen

Het omzetten van je mails gaat dan in de volgende stappen:

Eerst bereiden we Mail voor:

  •  1. Voor zover dat nog niet het geval is: zet alle mail die je wilt exporteren in een aparte mailbox. Je Mac maakt zelf een mailbox aan voor elk account dat je aanmaakt. Zorg dat de optie “Toon verwante berichten” staat aangekozen. Dit zorgt er voor dat ook de mails die je zelf verstuurd hebt, worden meegenomen in de export.
  • 2. Exporteer vanuit Mail de mailbox naar een Mbox bestand. Dit doe je door te rechtsklikken op de mailbox die je wilt exporteren en te kiezen voor “export”. Mail maakt nu een Mbox bestand aan met alle mail die voorhanden is. Geef een makkelijke locatie op voor het Mbox bestand, bijvoorbeeld de Desktop.

De volgende stap is het installeren van Thunderbird en de extensie:

  • 3. Download en installeer Thunderbird hier. Je zult Thunderbird moeten activeren door er een account in te zetten. Maak een (pop) account aan. Thunderbird maakt de gebruikelijke mailboxen aan.
  • 4. Download de extensie (add-on): ImportExportTools voor Thunderbird hier. Op de pagina staat een beschrijving hoe je de extensie moet installeren.
  • 5. Maak nu in Thunderbird een nieuwe map aan. Hier komt al onze mail in te staan die we willen exporteren. Klik rechts op “Postvak in” en kies voor de optie “nieuwe map”. Voor deze tutorial heb ik de map “Export Map” aangemaakt.
  • 6. Importeer het Mbox bestand door op de mailbox Export Map te gaan staan en te rechtsklikken. Dankzij de zojuist geïnstalleerde extensie krijgen we nu een lijst met opties te zien. Kies voor het importeren van een Mbox-bestand en gebruik de in stap 2 aangemaakte Mbox. Al je mail wordt nu geïmporteerd in de map “Export Map” van Thunderbird.

De laatste stap is het exporteren van je mail in een gewenst formaat:

  • 7. exporteer de nieuwe mailbox naar een gewenst formaat, zie het onderstaande screenshot:

mail-mailboxexporteren-2

De opties spreken redelijk voor zich. Ik heb ze niet allemaal uitgezocht, maar gekozen voor HTML-opmaak met bijlagen. Kies je voor de optie “platte tekst” dan krijg je ook echt platte tekst zonder enige vorm van opmaak. De HTML-optie geeft de emails in de oorspronkelijke opmaak weer. Bij het kiezen van deze opties wordt in de export een doorzoekbare index.html gegenereerd met een overzicht van alle emails, een map met de mailinhoud en een map met de bijlagen. Het index bestand opent in een beschikbare browser. Klikken op een willekeurige mail, zorgt ervoor dat de betreffende inhoud wordt opgehaald, inclusief de link naar de bijlage.

Zo kun je email verkeer op een overzichtelijke en professionele manier exporteren. De methode is ook geschikt om oude mail te archiveren en zo je mailbox op te schonen.

Geef je reactie!

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Bewijs dat je een mens bent *